Diciamolo: presentare un contenuto importante in un foglio Word 2007 impaginato male può farci perdere un bel po’ di punti di fronte a chiunque. Il team che lavora dietro a Dropbox Paper lo sa bene, e per questo ha deciso di venire incontro alle aziende e ai liberi professionisti che vogliono lavorare in modo flessibile e collaborativo. Questo software permette di condividere idee e collaborare in modo più “umano e connesso”, sfruttando le potenzialità di Internet e dei social media per migliorare la creatività. Noi lo abbiamo testato, ed ecco le nostre impressioni.
Feedback in tempo reale
Per condividere i file con i propri collaboratori tramite Dropbox Paper basta cliccare sul bottone “Condividi”, inserire l’indirizzo email del collaboratore e decidere il livello di accesso al documento – in questo modo, solo alcuni utenti potranno modificare il file, pur avendo la possibilità di vederlo o commentarlo. Nel caso in cui si stia condividendo un documento che contiene molte foto, ad esempio una moodboard o le immagini da utilizzare per una campagna di marketing, gli utenti possono inserire i commenti in un punto preciso dell’immagine.
Mention&Hashtag
Altra funzionalità molto utile di Dropbox Paper è quella di poter inserire delle @mention, menzionando uno specifico utente all’interno di un progetto. Esistono anche gli #hashtag: cliccandoci sopra puoi accedere alla lista di tutti i documenti in cui è stato utilizzato, semplificando la ricerca.
Collaborazione e coordinamento
Con Dropbox Paper è possibile creare una lista delle cose da fare, affinché tutti i membri del team possano essere aggiornati in tempo reale. Devi solo di cliccare sull’icona della to-do-list presente nel menù in alto a destra sopra il documento.
La checklist presente in Dropbox Paper
Se il documento presenta una struttura particolare che può tornare utile anche in futuro, ad esempio un piano editoriale per Instagram, può essere salvato come modello. Ecco un esempio:
Condividi con stile
Ogni documento è visualizzabile anche in formato presentazione. Questa funzionalità permette di condividerlo facilmente anche con i clienti! Ti basterà cliccare, sempre guardando il menù in alto a destra, sull’icona con il tasto play.
Oltre a quelle che abbiamo appena elencato, ci sono molte altre funzionalità utili per lavorare in maniera efficiente e produttiva con Dropbox Paper, migliorando il proprio business. Qui te ne presentiamo alcune.
Condivisione senza limiti
Con Dropbox Paper puoi incollare i link dei servizi più popolari come YouTube, Twitter, Pinterest e Facebook, ma anche incorporare le bozze create con diversi programmi grafici: InVision, Figma e Sketch. Lo scopo non è quello di rimpiazzare gli strumenti del mestiere, ma di agevolare la loro condivisione all’interno di un unico documento. Questa funzionalità è molto utile quando un team lavora a distanza. Ognuno può condividere l’andamento del lavoro nello stesso documento: l’Art Director può condividere board di Pinterest e video di YouTube per creare la moodboard, il copywriter può scrivere le sue idee per i testi e il grafico può incorporare i suoi sketch e mockup.
Link repository e archiviazione
E quando il progetto su cui stai lavorando è molto corposo, come ad esempio nel caso dell’impaginazione di una rivista o di un libro? Il magazine online Engadget consiglia di creare con Dropbox Paper un documento “master” in cui inserire tutti i materiali disponibili, così da avere un elenco dettagliato e organizzato in un solo file.
Inoltre, passando sopra al link con il mouse, compare un’anteprima del documento molto leggibile, che permette di farti un’idea chiara di cosa contiene, prima di cliccarci sopra. Un ottimo accorgimento per evitare di dover passare da un documento all’altro per trovare il file giusto. Ah, dimenticavamo un dettaglio importate: i documenti Paper non occupano memoria nell’account Dropbox!
Sincronizzazione con le App mobile
Tra un viaggio in treno e uno in metropolitana, la possibilità di aggiornare i documenti o di crearne di nuovi tramite il proprio smartphone diventa vitale. Dropbox Paper permette di creare cartelle e spostare i file direttamente dalle app pensate per i dispositivi mobili.
Gallerie Immagini all’altezza di Instagram
Dropbox Paper supporta il cosiddetto drag-and-drop, permettendoti di trascinare le immagini che vuoi caricare direttamente all’interno del documento. Inoltre, se fai l’upload di più immagini insieme, queste verranno automaticamente disposte in un layout simile ad una galleria fotografica. Questa feature è molto utile soprattutto se sei alle prese con la bozza di un’impaginazione o una presentazione ufficiale.
Se ti piace la creatività esplosiva, ma allo stesso tempo organizzata e disciplinata, puoi provare Dropbox Paper gratuitamente: il servizio è incluso nel piano tariffario Dropbox per lo storage personale. Vuoi scoprire altri programmi per organizzare al meglio i tuoi progetti? Leggi il nostro articolo “Come usare Asana e Trello per organizzare il lavoro”.
