Come usare Asana e Trello per organizzare il lavoro

Confessate: è successo a tutti. Quando al mattino vi sedete alla scrivania pieni di buoni propositi per portare a termine un progetto, lo scenario non è dei migliori. La vostra casella email è piena di conversazioni con in copia il mondo. Mail che si trascinano da giorni senza arrivare da nessuna parte. I cari vecchi post-it vi guardano sconsolati e anche l’agenda non vi è più di alcun aiuto. Don’t panic! Vi mostreremo come diventare più produttivi, usando due tra i migliori strumenti di project management in circolazione: Asana e Trello.

Vi diamo almeno 4 buone ragioni per usare un project management tool:

Vi permette di lavorare ai vostri progetti ovunque, con chiunque e in qualsiasi momento. Un bel vantaggio se lavorate da remoto o fate parte di un team sparso per il mondo.
Le priorità saranno sempre chiare. Non capiterà più che vi concentriate su un task meno urgente mancando una scadenza importante.
Rimarrete motivati osservando il rapido avanzamento del progetto. Perché sì, ve lo diremo alla Anthony Robbins: anche un piccolo progresso ogni giorno può bastare per realizzare grandi cose.
Zero distrazioni. Un unico centro notifiche per ogni progetto vi permetterà di avere sempre tutto sotto controllo. Niente più ricerca di conversazioni sul progetto nella casella email.

Asana: potere alle liste!

Asana è un tool di lavoro gratuito con un’interfaccia intuitiva. Vi aiuta a gestire piccoli e grandi progetti. Potete usarlo per organizzare il lavoro come singoli o il lavoro in team.

Il primo passo è registrarvi con la vostra email. Se vi registrate con l’email aziendale, quando i vostri colleghi si iscriveranno entreranno automaticamente a far parte del gruppo di lavoro.

Come gestire un progetto su Asana

Per creare un progetto su Asana cliccate sul pulsante arancione con il simbolo + che trovate in alto a sinistra. Dal menu a tendina selezionate la voce Project e compilate i campi Project Name e Description.

Scegliete tra i due layout: List e Board. List è la versione digital degli elenchi di cose da fare appuntati su foglietti volanti. Usatela per non ritrovarvi più tra le mani un foglietto spiegazzato con su scritto: “Consegnare il progetto al cliente. Deadline: ieri”. Questo layout vi elenca i task da completare per portare a termine il progetto. Ordinateli per due date e ogni giorno saprete sempre quali sono le priorità.

Board organizza il lavoro come tante note su una lavagna. Dividete il progetto in più parti, organizzate nelle Columns. In ogni colonna create uno o più task. Per aggiungere un nuovo task cliccate su Add Task in alto a sinistra. Per riordinarli vi basterà trascinarli nella posizione desiderata.

Come gestire un task su Asana

La barra degli strumenti del task che vedete sulla destra vi permette di:

Assegnare un task a un membro del team. L’assignee sarà responsabile di portare a termine il task.
Fissare una deadline. Cliccate sul calendario e selezionate la data di consegna (due date). Potete impostare anche l’orario in Due time.
Creare dei subtask. Questa funzione vi sarà utile per portare a termine task complessi che coinvolgono più persone. Ogni subtask può essere assegnato a un responsabile diverso.
Taggare un task. Qui potete aggiungere una o più etichette al task per poter filtrare e raggruppare facilmente i task simili.
Caricare allegati dal computer o tramite Dropbox, GoogleDrive, Box e OneDrive.
Aggiungere follower, invitando le persone interessate a seguire i progressi del task.

Se vi rendete conto che un task è troppo complesso cliccate su Convert to a Project per trasformarlo in un progetto.

Usate la sezione Conversations del progetto per confrontarvi con colleghi e collaboratori. Qui potete fare brainstorming e discutere. Se qualche collega ancora si ostina a usare le email per condividere idee, inoltrate il messaggio a nomeprogetto.mail.asana.com. Et voilà! Lo ritroverete nelle Conversations.

Il Calendar dà un’idea immediata di impegni e scadenze imminenti. Cliccate su Progress per seguire l’avanzamento del progetto: vi aiuterà a rimanere motivati.

Sul blog trovate altri spunti su come usare Asana per i vostri progetti: una miniera di tutorial e suggerimenti utili.

Trello: progetti schedati sempre in ordine

Trello è disponibile in italiano: familiarizzarci è ancora più facile. Per prima cosa create un gruppo di lavoro e invitate i vostri colleghi.

Ora create una o più bacheche, tante quanti sono gli ambiti del vostro progetto. Esempio: Design; Digital Marketing; Social Media. Vi consigliamo di assegnare la gestione di ogni Bacheca a un membro del team: la bacheca Design al designer, quella Social Media al social media manager e così via.

In ogni bacheca create una lista per ciascun progetto da portare a termine e aggiungete i membri. Ora create le schede (l’equivalente dei task) in ogni lista, etichettandole, fissando la data di scadenza e aggiungendo i membri. In ogni scheda potete commentare e allegare documenti. Una notifica vi ricorderà che il task è in scadenza.

Per facilitarvi il lavoro vi suggeriamo di creare in ogni bacheca tre liste:

To do
Doing
Done

Se volete autoassegnarvi un task o assegnarlo a un membro del team create una scheda nella lista To do e taggatelo. Se la lista Doing di un vostro collaboratore è già bella lunga, assegnate un task urgente a un altro più libero. Quando avete portato a termine un task spostatelo nella lista Done. Anche nel caso di Trello, avete a disposizione un blog in cui trovare tanti altri spunti e suggerimenti.

Un po’ di consigli validi per qualsiasi tool

C’è chi dopo aver letto questo articolo sceglierà Asana, e chi invece opterà per Trello. Noi di certo non vogliamo entrare nel merito delle vostre preferenze, ma abbiamo pensato di darvi qualche suggerimento in più che può esservi utile a prescindere dal tool che adotterete.

Come organizzare i singoli progetti

Dunque, è arrivato il momento: il nostro progetto è in partenza, siamo pronti per iniziare a metterci le mani. Ma…un momento! Non possiamo buttarci a capofitto senza prima aver organizzato per bene il lavoro.

Chi ben organizza è a metà dell’opera

Servitevi dei tool per schematizzare le attività di ogni progetto!

Potete fare una suddivisione:

per cliente (Tiziocaio.com)
per sottoprogetto del cliente, considerando ogni area operativa come progetto a sé (esempio: TizioCaio.com – Blog, Tiziocaio.com – SEO, Tiziocaio.com – Social e via dicendo). Tutti i sottoprogetti dovranno poi fare capo ad un progetto di coordinamento generale (TizioCaio.com – Coordinamento), in modo da avere sempre una visione d’insieme.

Amministrazione e monitoraggio: un must di tutti i progetti

È vero che ogni progetto segue delle dinamiche a sé, ma è altrettanto vero che ci sono alcuni aspetti di default che non vanno mai e poi mai trascurati.

Noi ve ne suggeriamo almeno tre, ovvero quelli relativi all’amministrazione, alle comunicazioni (sia interne che esterne, con il cliente o chi per lui) e al monitoraggio. Queste tre voci devono sempre far capolino in ogni progetto.

Soprattutto per quanto riguarda l’amministrazione e il monitoraggio delle attività, consigliamo di impostare, in stile reminder, la ripetizione periodica dei task – su base mensile, settimanale, trimestrale, annuale – a seconda delle esigenze.

Se state gestendo un blog…

Vi suggeriamo di creare una sezione dedicata ai brief e al piano editoriale, o, in alternativa, potete organizzare il progetto dividendo le attività per mese, trimestre o ciclo di pubblicazione.

Ogni articolo sarà a sua volta un micro progetto con degli ulteriori sotto-task, che possono essere: stesura, revisione, definizione keyword e link interni, correzioni, implementazioni e check.

Se invece state gestendo un progetto SEO…

Potete creare delle sezioni in cui inserire una sezione dedicata alla reportistica, una alle attività di SEO on-page e un’altra dedicata invece alla SEO off-page (avete mai sentito parlare di Link Building?).